ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori

yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

B. Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.
--------------------
A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan

1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket.

B. Pelayanan Tamu dan Telepon

Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.

C. Pelayanan kepegawaian

Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan.

D. Pelayanan kesiswaan

Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.


E. Pelayanan keuangan

Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

F. Pelayanan umum

Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.

G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi

Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.

III. Penutup

Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena
itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai
dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang
telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara
harmonis dan berkesinambungan.


Disarankan kepada semua sekolah, agar mampu
dan jeli dalam menggali dan memberdayakan setiap potensi yang ada di sekolah supaya
tercapai tujuan bersama berupa pelayanan adminsitrasi yang prima.


Sumber http://fitra-ndut.blogspot.com

sekertaris yunior

Sekretaris adalah orang yang memegang rahasia serta memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah kantor. Dalam perkembangannya pengertian sekretaris lebih luas lagi disini akan dikemukan pengertian Sekretaris. Menurut M. Braum dan Ramon dikutip oleh Tony Waworuntu memberikan pengertian sekretaris sebagai berikut “Seseorang yang membantu pimpinannya dalam pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya “ (1988:58).Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinannya dalam memegang rahasia dan menangani pekerjaan kantor serta mengatur pekerjaan rutin di kantor.

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.

2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

C. Tugas Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :
1. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

"GREEN SWEET"

DESA KEDUNGPOH

Desa kedungpoh adalah desaku……………..

Desa kedungpoh merupakan desa yang terletak didaerah pegunungan.desa kedungpoh merupakan salah satu desa yang memiliki pemandangan yang indah. Suasana didesa ini nyaman dan jauh dari polusi. Kedungpoh berasal dari kata kedung yang berarti sungai dan poh yang berarti pohon. Menurut warga dulu ada sebuah kedung (sungai) dan dipinggir sungai tersebut banyak didatangi warga untuk mencuci pakaian dan mengambil air untuk kebutuhan sehari-hari disaat musim kemarau panjang (kekeringan), maka desa ini diberinama kedungpoh.

Desa kedung terletak di kecamatan nglipar, yang merupakan wilayah dari Gunungkidul,Yogyakarta. Desa kedungpoh memiliki 10 dusun yaitu dusun kelayar, Mojosari, Nglorok,Gentungan, Gojosari, Sinom, kedungpoh tengah, kedungpoh lor, kedungpoh kidul, dan kedungpoh kulon.

Desa kedungpoh dipimpin oleh kepala desa yang bernama EDI SUSILO kepemimpinanya sangat adil dan bijaksabna dan selalu membantu masyarakat, sebagai contohnya saat waktu kemarau panjang warga sangat kekurangan air bersih, kepala desa mencarikan bantuan air bersih tersebut sebanyak –banyaknya, didaerah desa kedungpoh terdapat pendidikan / sekolahan antara lain SDterdiri 2, SMP, MTS ,Ma, dan SMA. Mayoritas pendidikan kedungpoh adalah SMP dan SMA. Tapi untuk tahun-tahun belakangan ini kebanyakan warga tamat SMK/SMA.

Mata pencaharian desa kedungpoh mayoritas petani, tetapi ada juga warga yang bermata pencaharian sebagai pedagang dan tenaga kependidikan. Para warga yan bekerja sebagai petani, mereka bertani diladang dan persawahan. Yang hanya mengandalkan musim penghujan, pada musim penghujan biasanya ditanami sawah-sawah ditanami padi, dan dimusim kemarau disawah-sawah ditanami sayur-sayuran atau palawija, yang tidak terlalu membutuhkan air. Sedangkan pada musim penghujan biasanya ladang-ladang ditanami palawija dan singkong. Dan dimusim kemarau tidak ditanami apapun,karena tidak ada air sama sekali.

Wara desa kedungpoh juga mempunyai penghasilan etrampilan antara lain membuat alay-alat dapur, seperti sendok nasi, parut kelapa,sedok sayur. Selain alat dapur juga membuat anyaman tikar, bakul, dan ukiran kayu.

Dan inilah asal usul desa kedungpoh dan gambaran kehidupan serta letak geografis di desa kedungpoh.

“GREEN SWEET”

hellloooo dua cincin

ak mampu aku
menahan sakit hatiku
niatmu kau madu

beribu cara telah ku coba
tapi apa daya ku tak kuasa
kau menginginkannya

tak bisa jari-jariku terima dua cincin
dari hatimu dari cintamu
dan tak bisa perasaanku berbagi kasih
dengan dirinya dari cintamu

beribu cara telah ku coba
tapi apa daya ku tak kuasa
kau menginginkannya

NARKOBA DAN BAHAYANYA

Narkoba adalah obat/zat/bahan,yang bukan tergolong makanan jika diminumn diisap dihirup,ditelan,atau disuintikkan,akan mempengaruhi kerja otak kita dan bahkan sering menimbulkan ketergantungan.Akibatnya,kerja otak berubah.Demikian pula fungsi vital organ tubuh lain.

Narkoba yang ditelan akan masuk kelambung,kemudian kepembuluh darah,jika diisap atau dihirup. Zat ini diserap masuk kepembuluh darah melalui saliuran hidung dan paru-paru jika zat dizuntikkan,langsung masuk kealiran darah.darah membawa keotak.

Narkoba adalah istilah penegak hukum dan masyarakat.Narkoba dikatakan berbahaya karena tidak aman digunakan manusia oleh karena itu,pengguna,pembuatan dan predaranya diatur dalam undang-undang. Narkoba berpengaruh pada bagian otak yang bertanggung jawab atas kehidupan perasaan yang bersifat limbus. Hipotolamus pusat kenikmatan pada otak adalah bagian dari system limbus. Narkoba menghasilkan perasa high dengan mengubah susunan biokimia malalui pada sel otak.

Penyalahgunaan narkoba adalah penggunaan narkoba yang dilakukan tidak untuk maksud pengobatan tetapi karena ingin menikmati pengaruh edalam jumlah berlebihan yang secara kurang teratur dan berlangsung cukup lama. Sehingga menyebabkan ganguan fisik,mental dan kehidupan social. Untuk itu sebagai pelajar dan sekaligus sebagai generasi muda sangat berharap agar betul-betul jauh dari narkoba.

"GREEN SWEET"

DOA UNTUKMU SAYANG

kau mau aku apa, pasti kan ku beri
kau minta apa, akan ku turuti
walau harus aku terlelap dan letih
ini demi kamu sayang

aku tak akan berhenti
menemani dan menyayangimu
hingga matahari tak terbit lagi
bahkan bila aku mati
ku kan berdoa pada Ilahi
tuk satukan kami di surga nanti

tahukah kamu apa yang ku pinta
di setiap doa sepanjang hariku
Tuhan tolong aku, tolong jaga dia
Tuhan aku sayang dia

(Tuhan tolong aku, jaga jaga dia
Tuhan ku pun sayang dia)

"GREEN SWEET"

PERMASALAHAN ANAK

Permasalahan awal tahun

Awal tahun adalah kondisi yang paling berat, karena pada saat itu aneka latar belakang dan keadaan anak bercampur. Berikut perasalahan yang terjadi diantaranya:

1. Tidak mau masuk kelas pada hari-hari pertama hingga sepekan;

2. Menangis mintab pulang tanpa alasan, belum memiliki seragam, pipis/buang air besar atau sebsb lainnya pada hari-hari pertama;

3. Perilaku agresif, seperti memukul mengejek dan memarahi teman-temannya;

4. Tidak mau maasuk kelas, kecuali dengan orang tuanya;

5. Kelainan PSKIS, seperti hiperaktif,autis/ lainnya ;

6. Tidak mau sekolah karena teman-temannya dinilai nakal;

7. Sakit yang dimiliki sebelum masuk sekolah;

8. Terjadi kecelakaan kecil seperti, jatuh ,kejepit dan lain-lain;

9. Anak pulang sendiri semestinya ikut jemputan tidak ikut jemputan tetapi orang tua memjeput anaknya terlambat/ tidak dijemput tanda memberitahu kesekolah.

"GREEN SWEET"